Capita
Resumen
Capita es una empresa de consultoría, servicios digitales y software que opera en el Reino Unido, Europa, India y Sudáfrica. Con más de 61 000 personas empleadas en más de 260 empresas y seis divisiones, Capita ofrece soluciones innovadoras y simplifica la conexión entre empresas y clientes. Conocida tradicionalmente por prestar servicios de externalización al Gobierno del Reino Unido, la empresa está ampliando su oferta de servicios, tanto a nivel interno como mediante adquisiciones.
La necesidad de crear una solución de compras más ágil y escalable
En Capita existían dos métodos de pago para compras de equipos informáticos periféricos de bajo valor: el equipo de compras gestionaba las solicitudes de las seis divisiones y sus múltiples empresas, o bien los equipos locales compraban directamente a proveedores preaprobados sin intervención del equipo de compras. Históricamente, esto suponía recibir solicitudes de última hora para compras de bajo valor y dificultades para definir un inventario consensuado por todas las áreas. Cada solicitud necesitaba la aprobación de una orden de compra, lo que suponía un coste de 75 £ por orden de compra y una media de 17 días desde que se hacía el pedido hasta que se recibía el producto.
Un impulso para acelerar el uso de plataformas digitales
La pandemia de COVID-19 planteó retos imprevistos para que Capita pudiera seguir gestionando compras para sus clientes y equipos internos. Esto supuso un impulso para acelerar el uso de plataformas digitales como los mercados B2B para reducir el tiempo de procesamiento de las compras, garantizar la competitividad de los precios y mantener el cumplimiento financiero. La pandemia también puso de relieve la necesidad de contar con métodos de pago centralizados que permitieran prescindir de la aprobación de las órdenes de compra.
Como empresa multisede, Capita necesitaba una solución escalable que fuera válida tanto para clientes como para los equipos internos, y que además cumpliese con los procesos de cumplimiento financiero. Tal y como expone Shahzad Saleem, director de Compras en Capita: “Como CPO, busco adoptar plataformas digitales que sirvan mejor a nuestros clientes a la vez que mantengan la competitividad de los costes”.
Durante la pandemia, cuando la demanda y los precios de productos como EPI y suministros de informática se dispararon, Capita necesitaba una solución que les permitiese comprar lo necesario, sin perder el control de los costes y los procesos de compras.
Más allá de la pandemia, la estrategia de compras de Capita para 2020 tenía como objetivo aumentar el valor que ofrecía el equipo. Para lograrlo, era clave eliminar las compras transaccionales de bajo valor del trabajo diario, liberando así a los gerentes de categoría sénior para centrarse en las relaciones estratégicas con proveedores clave, licitaciones y oportunidades de renovación. Esto generó ahorros adicionales en 2020, pero sobre todo permitió establecer la estrategia para 2021.
Beneficios resultantes de un gran ahorro en costes y tiempo
Capita incorporó Amazon Business en septiembre de 2020, con un despliegue inicial dirigido al equipo central de compras, responsable de adquirir en nombre de 45 000 empleados del Reino Unido. Al implementar una nueva estrategia simple basada en la digitalización de las compras y el uso de tarjetas de empresa, lograron ofrecer mejores resultados tanto a sus clientes como a los equipos internos. En palabras de Shahzad Saleem: “Comprar a través de Amazon Business ha permitido a mi equipo de categoría centrarse en las prioridades más estratégicas de la función de compras, en lugar de verse limitado por gastos de bajo valor”.
Al implementar Amazon Business para el gasto marginal en equipos informáticos periféricos, Capita obtuvo ahorros significativos en tiempo y costes durante los primeros seis meses.
- Se redujeron los costes de los procesos de compras en más de 225 000 £ al prescindir del procesamiento manual de órdenes de compra
- Se ahorró un 32 % en la compra de 12 800 auriculares en comparación con la red de distribuidores habitual, lo que supuso un ahorro de 110 000 £
- Se redujo el tiempo de compra en un 82 %, de una media de 17 días a tan solo 3 días
Un ejemplo concreto de cómo esto benefició a los clientes es el caso del servicio UK Fire & Rescue Service, que quería renovar antes de Navidad el equipamiento de sus gimnasios en 17 instalaciones del Reino Unido. La solicitud llegó el 20 de diciembre y, a pesar del elevado número de restricciones para las entregas en ubicaciones gubernamentales clasificadas, se alcanzó un acuerdo el día 21 de diciembre con el equipo de UK Fire & Rescue Service y todas las compras se realizaron ese mismo día. El material se entregó mediante Business Prime en un plazo de dos días laborables, de modo que el 24 de diciembre estaba en las instalaciones, listo para su uso. Capita recibió comentarios muy positivos, no solo de UK Fire & Rescue Service, sino también de sus propios equipos operativos, que destacaron la sencillez del proceso.
En 2021, Capita estableció dos prioridades clave para sacarle más partido a Amazon Business, agilizar sus procesos y aumentar aún más el ahorro en tiempo y costes: 1) Habilitar el inicio de sesión único (SSO) para permitir su implementación entre todos los empleados y equipos, y 2) ampliar la adopción de categorías, pasando de periféricos informáticos a todos los artículos de gasto marginal. Al incorporar el SSO en la empresa, se descentralizan las compras y, al mismo tiempo, se integran los controles y límites financieros de forma automatizada y trazable.
Tal y como explica Suraj Naik, director de Compras, la valoración de los usuarios habla por sí sola: “La valoración tanto del equipo operativo como de los clientes internos ha sido muy positiva: la encuentran muy fácil de usar y de entender”.
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